e-Registratúra

Aplikácia zohľadňuje a zároveň pomáha používateľovi dodržiavať súvisiacu legislatívu:

• zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach
• vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach
• výnos MV SR č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry
• vyhláška MV SR č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu
• zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci (zákon o e-Governmente)
• zákon č. 272/2016 o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu (zákon o dôveryhodných službách)
• zákon č. 95/2019 o informačných technológiách vo verejnej správe
• výnos MF SR č. 55/2014 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy

Uľahčuje a zefektívňuje príjem, evidenciu, vytváranie a vybavovanie záznamov. Aplikácia zároveň automatizuje prácu pri vyraďovaní a archivácii a vytváraní potrebných písomností. Hlavne pri elektronických záznamoch zjednodušuje nočnú moru spracovateľa na prácu s e-mailovým systémom. Je použiteľná v bežnom webovom prehliadači, aj na tablete a mobile.

Funkcie pre spracovateľa záznamov

• príjem, spracovanie a vytváranie elektronických záznamov (e-Formuláre/XML)
• vizualizácia elektronických formulárov a elektronických podpisov priamo v aplikácii
• evidencia listinných zásielok a e-mailových správ
• rýchle vyhľadávanie (názov, adresát, číslo), rozšírené vyhľadávanie, vyhľadávanie čiarovým a QR kódom
• sledovanie lehôt na vybavenie
• overovanie elektronických podpisov
• automatické nastavenie agendy podľa vstupného elektronického formulára
• stotožňovanie odosielateľov pri elektronických záznamoch
• rýchle vypĺňanie adresátov a adries cez "autocomplete" z adresára kontaktov, ÚPVS a Registra adries
• vytváranie záznamov zo šablón Microsoft 365
• sprístupňovanie spisov iným spracovateľom
• doručovanie "na vedomie"
• kontrola doručenia odoslaných záznamov a alternatívne doručovanie v prípade neúspechu
• zapisovanie doručeniek pri listinných zásielkách
• správoplatnenie rozhodnutia (aj elektronického)
• vytváranie a správa spisov
• poloautomatizované zaraďovanie do súvisiacich spisov pri elektronických záznamoch
• vynímanie záznamov zo spisov (v prípade omylu)
• vyhľadávanie v registratúrnom denníku
• presun spisov do príručnej registratúry a registratúrneho strediska

Funkcie pre riadenie

• rozdeľovanie prijatých záznamov na agendy a útvary
• prideľovanie záznamov na spracovateľov
• schvaľovanie vytváraných záznamov na základe organizačnej štruktúry a ich autorizácia
• tvorba a schvaľovania internej správy pri vytváraných záznamoch
• prehľad o aktivitách podriadených pracovníkov a štatistika vybavovania záznamov

Funkcie pre podateľňu

• evidencia prijatých listinných zásielok a centrálna evidencia e-mailových správ
• rozdeľovanie prijatých listinných zásielok (pošty) na útvary
• preberanie listinných zásielok od spracovateľov na centrálne odoslanie 
• odosielanie listinných zásielok, generovanie a tlač hromadných podacích hárkov, ePodací hárok

Funkcie pre príručnú registratúru a registratúrne stredisko

• preberanie záznamov od spracovateľov
• poskytovanie záznamov spracovateľom
• príprava vyraďovacích záznamov a riadenie procesu vyraďovania/archivovania

Funkcie pre správcu registratúry

• široké možnosti nastavenia systému (útvary, agendy, značky,...)
• presúvanie spisov na iných spracovateľov
• automatizované presúvanie otvorených spisov do nového roku
• opravovanie vybraných vlastností záznamov
• kontrola elektronických doručeniek pri "zlyhaniach ÚPVS"
• prístup k všetkým spisom a záznamom
• všetky záznamy a spisy obsahujú podrobnú históriu zmien

e-Gov špecialitky

Naša e-Registratúra zjednodušuje nočnú moru elektronizácie na úroveň práce s e-mailom. Došlý záznam sa spracovateľovi zobrazuje v prehľadnej podobe so zoznamom príloh a informáciami o súvisiacich podpisoch a ich platnosti. Systém automaticky ponúka súvisiace spisy, do ktorých je možné záznam zaradiť. Odpoveď sa tvorí kliknutím na "Odpovedať". Po vyplnení obsahu záznamu sa vygeneruje obsah elektronického formulára aj s vizualizáciami. Adresátov na vedomie pridáte tak ľahko ako CC v e-mailovej správe - o doručovanie sa postará systém. Celý proces schvaľovania, autorizácie aj písania internej správy je plne elektronický.

• uchovávanie originálnej SkTalk správy v prijatom elektronickom zázname
• uchovávanie všetkých súvisiacich elektronických doručeniek v elektronickom zázname
• overovanie a zobrazovanie elektronických podpisov pri správnych formulároch a prílohách
• autorizovanie záznamov a príloh mandátnym certifikátom aj elektronickou pečaťou
• autorizácia v súlade s eIDAS
• vytváranie obsahu odosielaných záznamov vo formáte elektronického formulára (XML) s transformáciou do HTML (vizualizácia) a PDF (tlač)
• 2-kolový proces odosielania a správoplatňovania elektronického rozhodnutia
• správne vytvorenie "právoplatného rozhodnutia" (pôvodné autorizované rozhodnutie s doložkou právoplatnosti, zabalené a spolu podpísané v ASIC kontajneri)
• integrácia na elektornickú schránku eDesk (ÚPVS), Centrálnu elektronickú podateľňu (CEP), Register právnických osôb (RPO), Register adries

Podpisovač Autogram

V našom systéme využívame pre elektronický podpis vlastný "podpisovač", ktorý sme vyvinuli v spolupráci so Slovensko.digital a ďalšími partnermi. Oproti konkurencii je jednoduchší, rýchlejší, používateľsky priateľskejší a hlavne zadarmo.

Informačný systém je certifikovaný Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky na Vysokú úroveň zhody:

• Certifikát o posúdení zhody (PDF, 1,15MB)